AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

1. PORTÉE DE L’AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Kimpex Inc. (ci-après « Kimpex ») attache une grande importance à la protection des renseignements personnels qu’il recueille dans le cadre de ses activités, y compris ceux qui sont recueillis lors de la consultation de son Site Web (ci-après « son Site ») ou de l'utilisation de ses services en ligne.
Le présent avis de confidentialité ci-après « l’Avis » vise à décrire les pratiques de protection des renseignements personnels que Kimpex s’engage à appliquer dans le cadre de ses activités afin d’assurer la protection des renseignements personnels qu’il détient.

2. CHAMP D’APPLICATION DE L’AVIS

Cet Avis reflète l’engagement continu de Kimpex de protéger les renseignements personnels des personnes suivantes :
  1. Les personnes qui effectuent des commandes de produits sur son Site;
  2. Les visiteurs et les utilisateurs de son Site dans la mesure où des renseignements personnels sont recueillis;
  3. Toute personne qui communique avec Kimpex;
  4. Toute personne dont les renseignements personnels sont autrement recueillis dans le cadre des activités de Kimpex.
Pour l’application du présent Avis, on entend par « renseignements personnels » toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement (ex : nom, prénom, adresse courriel) ou indirectement (un renseignement qui combiné avec d’autres renseignements permet d’identifier la personne).

3. NOS PRINCIPES DIRECTEURS EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les pratiques de protection des renseignements personnels de Kimpex sont basées sur les principes directeurs suivants :

3.1 LE CONSENTEMENT

Avant de collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, Kimpex s'assure d'obtenir votre consentement conformément aux exigences applicables, à moins d'une exception prévue dans la loi (exemple, dans le cadre d’une poursuite pénale ou criminelle). Vous pouvez retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels par Kimpex pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l'administration de vos produits et services, par exemple, dans le but de vous inviter à participer à des concours ou des jeux, vous envoyer des communications promotionnelles, générer des statistiques ou analyser vos données. Si telle est votre volonté, Kimpex cessera de les utiliser à ces fins. Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l'utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l'administration de nos produits et services sans mettre fin à la relation d’affaires que vous avez avec nous. Toute demande de retrait de consentement devra être communiquée au Responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse courriel suivante : "Protection des renseignements personnels" PRP@soucy-group.com.

3.2 LA COLLECTE

3.2.1 Nature des renseignements personnels collectés

Kimpex s’assure de collecter uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités et auxquelles vous avez consenties. Il peut s’agir notamment :
  • De vos renseignements d’identification, tels que votre nom, prénom, adresse postale, adresse courriel ou votre numéro de téléphone;
  • De vos renseignements d’identification propres aux relations entreprise à entreprise seulement, comme la date de naissance et le numéro d’assurance sociale;
  • De renseignements financiers, tels que vos numéros de carte de crédit, numéros de compte bancaire ou encore vos rapports de crédits personnels.
  • De renseignements qui sont nécessaires à l'optimisation de votre expérience sur son Site tels que votre adresse IP, vos données de localisation ou de navigation.
Kimpex veille à ce que les renseignements personnels qu'il détient soient à jour et exacts au moment où il les utilise.

3.2.2 Moyens de collecte

Directement auprès de vous
La plupart des renseignements personnels que Kimpex collecte sont ceux que vous lui fournissez directement, notamment lorsque vous :
  • Communiquez avec lui;
  • Effectuez des commandes de ses produits;
  • Naviguez sur son Site;
  • Utilisez ses services en ligne;
  • Soumettez des témoignages ou des demandes d’information sur son Site;
  • Cherchez un détaillant.
Auprès de tiers
Kimpex peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers ou de représentants autorisés avec votre consentement ou si la loi l'autorise à les collecter ainsi.
Par le biais des témoins « cookies »
Lorsque vous accédez sur le Site de Kimpex, des fichiers témoins (ex : cookies) (ci-après appelés « témoins ») sont déposés sur votre ordinateur. Ces témoins peuvent recueillir des renseignements personnels tels que votre adresse IP et visent notamment à améliorer votre expérience de navigation ainsi que le contenu de son Site. Afin d’être en mesure de mieux comprendre l’utilité de chacun des témoins présents sur son Site, vous trouverez ci-dessous une description de leurs fonctions:
  • Témoins strictement essentiels
    • Ces témoins assurent le bon fonctionnement de notre site Web et ne peuvent donc pas être désactivés. Ils sont nécessaires notamment pour vous permettre de vous connecter en ligne, utiliser le panier d’achats ou remplir des formulaires. Ces témoins ne conservent aucun renseignement personnel. Vous pouvez configurer votre navigateur afin de les bloquer, seulement certaines parties de notre site Web pourraient ne plus fonctionner correctement.
  • Témoins configurables
    • Témoins fonctionnels : Ces témoins permettent à notre site Web de mémoriser les choix que vous faites pendant que vous le parcourez. Ils permettent notamment de mémoriser le contenu de votre panier d’achats ou encore votre langue préférée afin de vous éviter de les saisir à plusieurs reprises. Ils peuvent aussi servir à mémoriser votre situation géographique afin que vous accédiez directement au site destiné à votre région . En plaçant des témoins fonctionnels, nous facilitons ainsi votre visite sur notre site Web. Si vous les refusez, notre site Web ne mémorisera pas vos choix et préférences
    • Témoins de géolocalisation : composants permettant de filtrer la provenance de l’utilisateur pour s’assurer que le Site puisse offrir ses services d’achat en ligne.
    • Témoins publicitaires : Ces témoins peuvent être mis en place sur notre site Web par nos partenaires publicitaires. Ils sont utilisés notamment pour établir un profil de vos intérêts et vous proposer des publicités pertinentes de nos produits et services sur d’autres sites Web. Ces témoins sont basés sur l'identifiant unique (adresse IP) de votre navigateur et de votre appareil de connexion. Si vous les refusez, les publicités qui vous seront proposées risqueront de manquer de pertinence pour vous.
    • Témoins de performance : Ces témoins nous permettent de déterminer le nombre de visites et les sources du trafic sur notre site Web afin de mesurer et améliorer ses performances. Ils nous aident, entre autres, à identifier les pages les plus ou moins visitées et à comprendre comment les visiteurs naviguent sur notre site Web. Toutes les informations collectées par ces témoins sont agrégées. Si vous les refusez, nous ne serons pas informés de votre visite sur notre site Web
Vous pourrez modifier vos choix en matière de témoins en ajustant les paramètres de votre navigateur. Toutefois, la désactivation des témoins configurables peut entrainer des désagréments au niveau de votre expérience de navigation (ex : des difficultés d'enregistrement, d’utilisation des services ou d'affichage).

3.3 L’UTILISATION

Kimpex collecte, utilise et communique vos renseignements personnels pour les fins auxquelles vous avez consenties seulement ou qui sont permises par la Loi. Les fins pour lesquelles Kimpex collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de leur collecte. Kimpex collecte vos renseignements personnels, notamment pour les fins suivantes :
  • Traiter vos commandes et les livrer chez vous;
  • Confirmer votre identité et vérifier l'exactitude de vos renseignements personnels;
  • Traiter et administrer votre dossier client;
  • Traiter et analyser des demandes de commandites;
  • Recueillir vos témoignages;
  • Solliciter à participer à des concours et des jeux;
  • Envoyer des communications promotionnelles;
  • Analyser des données et générer des statistiques;
  • Gérer et optimiser son Site et services en ligne, mettre à jour des profils utilisateurs, personnaliser et adapter l'expérience de navigation à vos besoins;
  • Communiquer avec vous;
  • Répondre à nos exigences légales et réglementaires.
Vous pouvez nous demander plus de détails sur ces utilisations en tout temps.

3.4 LA COMMUNICATION

Kimpex veille à ce que les renseignements personnels qu’il détient soient accessibles seulement aux employés, représentants ou mandataires de Kimpex qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions. Kimpex peut communiquer vos renseignements personnels à des partenaires d’affaires, fournisseurs, autorités gouvernementales et autres dans le cadre de ses activités. Ces tiers sont notamment :
  • Des agences spécialisées en vérification de crédit;
  • Des compagnies de transport;
  • Des fournisseurs de produits;
  • Des détaillants;
  • Des fournisseurs de services marketing ou publicitaires;
  • Des fournisseurs de service d’hébergement de données, de serveurs et de systèmes;
  • Des autorités de contrôle telles que la Commission d'accès à l'information;
  • Toutes autres personnes autorisées à les obtenir selon la loi.
Kimpex s'assure que le caractère confidentiel de vos renseignements personnels soit conservé lorsqu’ils sont communiqués à des tiers. De plus, Kimpex s'engage à ne pas vendre, céder ou louer à un tiers vos renseignements personnels.

3.5 LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION

Kimpex conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et suivant les délais de conservation applicables. Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de vos renseignements personnels à certains fournisseurs entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, Kimpex validera au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables au sein des territoires concernés et appliquera les mesures de protection nécessaires pour assurer une protection adéquate de vos renseignements personnels. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, Kimpex les détruira selon un processus de nature à assurer leur confidentialité.

3.6 LA SÉCURITÉ

Kimpex applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité des renseignements personnels qu’il détient, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Ces mesures de sécurité visent à protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés. Les mesures de sécurité appliquées par Kimpex sont notamment :
  • Des mesures administratives telles que de la sensibilisation continue à la sécurité de l’information incluant des concepts clefs de la protection de la vie privée, un code d’éthique, des politiques et des directives dictant le cadre à suivre au niveau de la sécurité, des lois et de l’éthique professionnelle ainsi que l’application des meilleurs principes de la gestion des identités et accès tels que le moindre-privilège et la ségrégation des tâches.
  • Des mesures physiques telles que la protection du périmètre des entreprises Soucy, des caméras de surveillance, des cartes d’accès, un accès physique contrôlé aux salles de serveurs et un verrouillage automatique des postes après une période d’inactivité.
  • Des mesures techniques telles que des logiciels d’identification, protection et détection de menaces technologiques, des mots de passe forts avec une complexité basée sur les meilleures recommandations du marché, de l’authentification à multiple facteurs et de l’identification et correction prompte des vulnérabilités affectant nos actifs informationnels.

3.7 VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Kimpex respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique dans ce sens, des procédures permettant d’y répondre. Accès, modification et plaintes Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels qui vous concernent et qui sont détenus par Kimpex, de vérifier leur exactitude et d’y apporter des modifications si nécessaire, sous réserve d'exceptions prévues dans la loi. Vous avez également le droit de demander des informations sur les traitements qui sont effectués avec vos renseignements personnels (ex : utilisations, catégories de tiers à qui ils sont communiqués, les délais de conservation applicables, etc.) et de déposer des plaintes si ces traitements ne sont pas conformes aux principes énoncés dans le présent Avis et aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels. Toute demande d’accès, de modification ou d’information ou toute plainte relativement à vos renseignements personnels, doit être communiquée par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous. Kimpex s’engage à fournir une réponse aux diverses demandes énoncées ci-haut dans les trente (30) jours suivant la date de leur réception. Traitements automatisés Si Kimpex met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, par exemple, un processus ayant un effet spécifique sur une personne et qui s'appuie uniquement sur un algorithme, vous serez informés du fait que vous faites l'objet d'un tel processus, de la décision qui a été rendue et de votre droit de présenter vos observations à l'égard de cette décision. Vous pourrez également être informés sur demande des éléments suivants :
  • Renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision;
  • Raisons ayant mené à cette décision;
  • Votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision.
  • L’accessibilité à une personne ayant l’autorité pour réviser cette décision le cas échéant.

4. Les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est responsable d'assurer la protection de vos renseignements personnels. Ses coordonnées sont les suivantes : Adresse postale : 5450 rue Saint-Roch Sud, Drummondville (Québec) J2B 6V4 Adresse courriel : "Protection des renseignements personnels" PRP@soucy-group.com.

5. Modification de l’Avis

Kimpex se réserve le droit de modifier cet Avis en tout temps et sans préavis. Vous pouvez consulter en tout temps l’Avis applicable sur le présent site. La date de la dernière mise à jour du présent Avis est inscrite au bas de cette page.